Privacybeleid

VR-Hut SPRL is een entertainmentcentrum dat gespecialiseerd is in virtual reality (VR). Hun hoofdactiviteit bestaat uit het aanbieden van meeslepende ervaringen die zowel voor particulieren als voor bedrijven toegankelijk zijn. Het bedrijf is gevestigd aan de Avenue des Anglais 20, in Waterloo (1410) in België. Dit eigendomsrecht omvat de persoonsgegevens die via de verschillende formulieren worden verstrekt en uitsluitend worden doorgegeven aan de verwerkingsverantwoordelijke zoals gedefinieerd in Verordening (EU) 2016/679.

De functionaris voor gegevensbescherming van VR-Hut SPRL is bereikbaar via het volgende e-mailadres: arnaud@vr-hut.be.

Bij VR-Hut SPRL hechten we veel waarde aan de privacy van de personen die bij onze activiteiten betrokken zijn, met name wanneer zij onze website bezoeken en gebruiken.

Dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens (hierna "het beleid" genoemd) beschrijft hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verzamelen, of dit nu via formulieren, registraties op de website, telefoongesprekken, e-mails of andere communicatie met u is. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met alle toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Door dit Beleid te aanvaarden, gebruik te maken van de diensten van VR-Hut SPRL, u in te schrijven voor een door VR-Hut SPRL georganiseerd evenement of op een andere manier uw persoonsgegevens aan VR-Hut SPRL te verstrekken, erkent u en gaat u akkoord met de voorwaarden van het Beleid, evenals met de verwerking en doorgifte van persoonsgegevens die in overeenstemming met het Beleid zullen plaatsvinden.

De persoonsgegevens die wij verzamelen met het oog op het beheer van precontractuele en contractuele relaties. Deze omvatten doorgaans:

Uw identificatiegegevens: achternaam, voornaam, geslacht, geboortedatum en -plaats, fiscale identificatienummers, Rijksregisternummer.
Uw contactgegevens: vast/mobiel telefoonnummer, e-mailadres, woonadres, ander fysiek adres dan uw woonadres, IP-adres.
Uw bankgegevens: rekeningnummer, rekeningafschriften

Voor bepaalde vormen van gegevensverwerking kan een specifiek privacybeleid van toepassing zijn.

Wij gebruiken deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Reageren op uw verzoeken en communiceren met u en anderen in het kader van onze activiteiten;
U informatie over evenementen sturen (waaronder een nieuwsbrief, met de mogelijkheid om u af te melden);
U ondersteuning en hulp bieden in het kader van onze diensten;
U belangrijke informatie sturen over wijzigingen in onze diensten en onze algemene voorwaarden, evenals andere administratieve of technische informatie;
Beslissingen nemen over de levering van diensten;
Marktonderzoek en -analyses uitvoeren, waaronder tevredenheidsonderzoeken;
U marketinginformatie verstrekken (waaronder informatie over onze diensten of andere diensten die worden aangeboden door onze geselecteerde externe partners) in overeenstemming met de door u aangegeven voorkeuren;
U in staat stellen actief deel te nemen aan onze activiteiten, waaronder bijeenkomsten en andere evenementen, en deze activiteiten te beheren;
Klachten afhandelen;
Het beheren van de contractuele relaties met onze klanten, open sollicitaties en reacties op vacatures;
Verzoeken om inzage, rectificatie enz. afhandelen;

De rechtsgrondslagen voor de verwerkingen zijn als volgt:

De toestemming van de betrokkene, die te allen tijde kan worden ingetrokken (zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die vóór die intrekking hebben plaatsgevonden) (doeleinden 1 tot en met 9);
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nemen van precontractuele maatregelen (doelstelling 10);
Het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke (doel 7);
Een wettelijke verplichting (doelstellingen 11 en 12).

Mocht het nodig zijn dat wij andere gegevens verzamelen of persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden dan hierboven vermeld, dan zullen wij u informeren over dit nieuwe doel, evenals over alle andere benodigde informatie, voordat wij met de nieuwe verwerking beginnen. Voor sommige van onze activiteiten gelden aanvullende voorwaarden die meer informatie kunnen bevatten over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken en openbaar maken. Wij raden u daarom aan deze aandachtig door te lezen.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvormingstechnieken die juridische gevolgen hebben of aanzienlijke gevolgen voor de betrokkenen.

VR-Hut SPRL kan persoonsgegevens toegankelijk maken voor de volgende personen en entiteiten:

Onze externe dienstverleners, zoals deskundigen, leveranciers van IT-diensten, ondersteuning, hosting, drukwerk en andere soortgelijke dienstverleners, evenals onderaannemers die ons bij onze activiteiten ondersteunen;
Overheidsinstanties en derden die betrokken zijn bij een rechtszaak of op grond van een wettelijke verplichting;
Andere derde partijen waarmee wij persoonsgegevens kunnen delen in het kader van een lopende of voorgenomen reorganisatie, fusie, verkoop, joint venture, overdracht, portefeuilleoverdracht of andere transactie met betrekking tot onze activiteiten of een deel daarvan.

De gegevens van VR-Hut SPRL worden in Europa opgeslagen.

VR-Hut SPRL neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Als u redenen hebt om aan te nemen dat uw interactie met ons niet langer veilig is (bijvoorbeeld als u denkt dat de veiligheid van de persoonsgegevens die u met ons hebt gedeeld in het geding is), verzoeken wij u ons hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen.

Wanneer VR-Hut SPRL persoonsgegevens aan een dienstverlener verstrekt, wordt deze zorgvuldig geselecteerd en is hij verplicht passende maatregelen te nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de persoonsgegevens te waarborgen.

VR-Hut SPRL neemt redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de verwerkte persoonsgegevens relevant, juist en volledig zijn voor het beoogde gebruik, teneinde de in dit beleid beschreven doelstellingen te verwezenlijken.

Over het algemeen bewaren wij uw gegevens alleen zo lang als nodig is en verwijderen wij ze zodra de reden voor het verzamelen ervan niet meer van toepassing is.

De gegevens van de kandidaten worden gedurende minimaal 9 jaar (tot en met 2019) en daarna 10 jaar (vanaf 2020) na het indienen van de sollicitatie bewaard.

Als u persoonsgegevens over andere personen met VR-Hut SPRL deelt, stemt u ermee in: (a) hen op de hoogte te stellen van de inhoud van dit privacybeleid, en (b) de wettelijk vereiste toestemming te verkrijgen voor het verzamelen, gebruiken, openbaar maken en doorgeven van de persoonsgegevens van deze personen, in overeenstemming met de bepalingen van dit beleid.

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, bezwaar te maken tegen het gebruik ervan, en onder bepaalde omstandigheden te verzoeken om verwijdering, beperking of overdraagbaarheid ervan. Neem contact met ons op via het e-mailadres arnaud@vr-hut.be en bewijs uw identiteit met een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart, voor elk verzoek of als u vragen of bezorgdheden heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens. Houd er rekening mee dat bepaalde rechten, zoals het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid, beperkt kunnen zijn op grond van de AVG of de Belgische wetgeving inzake privacybescherming.

We evalueren regelmatig de regels in dit beleid en behouden ons het recht voor om op elk moment wijzigingen aan te brengen om rekening te houden met ontwikkelingen in onze activiteiten en wettelijke vereisten. We zullen u op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen.

Als u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en u denkt dat wij het probleem niet kunnen oplossen door contact met ons op te nemen, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming: https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

Deze versie van het beleid dateert van 15 juni 2026.